「毎月同じ作業」を繰り返していませんか？自動化できる仕事の見つけ方

「先月もこの作業やったな」「これ、毎回同じ手順を繰り返しているな」と感じる仕事はありませんか。 自動化やDXという言葉を聞くと、大掛かりなシステム導入をイメージする方も多いのですが、実際に効果が大きいのは、日々の小さな繰り返し作業を見直すことだったりします。

自動化できる作業の3つの特徴

すべての仕事が自動化に向いているわけではありません。まずは、次の特徴に当てはまる作業がないか探してみてください。 1. 手順がいつも同じ：判断が必要な部分が少なく、「Aが来たらBをする」という流れが決まっている作業。 2. 頻度が高い：毎日・毎週・毎月など、繰り返し発生する作業。 3. 単純な転記や登録が多い：あるところに書かれている情報を、別の場所に書き写しているだけの作業。 たとえば、「問い合わせフォームの内容をExcelに手入力している」「Google Driveに届いた原稿をWordPressにコピーしている」「毎月同じフォーマットの資料を作り直している」といった作業は、自動化を検討しやすい典型例です。

探し方：1週間の作業を書き出してみる

自動化できる作業を見つける一番簡単な方法は、1週間分の作業を紙やメモに書き出してみることです。そのうえで、次の質問を自分に投げかけてみてください。

• この作業は先月もやったか？
• この作業に、自分の判断はどのくらい必要か？
• この作業をやらなかったら、何が困るか？

判断がほとんど不要で、繰り返し発生している作業ほど、自動化の候補になります。

見つけた後は「全部を自動化」しなくていい

自動化できそうな作業が見つかっても、いきなりすべてを仕組み化する必要はありません。まずは一番負担の大きい作業を一つだけ選んで、そこから仕組み化してみることをおすすめします。 Maysでは、Google Driveやスプレッドシートなど、すでに使っているツールをそのまま活かしながら、繰り返し作業を減らす仕組みづくりをお手伝いしています。「これって自動化できるのかな？」という段階のご相談も歓迎です。まずは、今の作業内容を聞かせてください。ホームページの更新作業を自動化する仕組みについては、こちらの記事もご覧ください。