「先月もこの作業やったな」「これ、毎回同じ手順を繰り返しているな」と感じる仕事はありませんか。

自動化やDXという言葉を聞くと、大掛かりなシステム導入をイメージする方も多いのですが、実際に効果が大きいのは、日々の小さな繰り返し作業を見直すことだったりします。

自動化できる作業の3つの特徴

すべての仕事が自動化に向いているわけではありません。まずは、次の特徴に当てはまる作業がないか探してみてください。

1. 手順がいつも同じ：判断が必要な部分が少なく、「Aが来たらBをする」という流れが決まっている作業。

2. 頻度が高い：毎日・毎週・毎月など、繰り返し発生する作業。

3. 単純な転記や登録が多い：あるところに書かれている情報を、別の場所に書き写しているだけの作業。

たとえば、「問い合わせフォームの内容をExcelに手入力している」「Google Driveに届いた原稿をWordPressにコピーしている」「毎月同じフォーマットの資料を作り直している」といった作業は、自動化を検討しやすい典型例です。

探し方：1週間の作業を書き出してみる

自動化できる作業を見つける一番簡単な方法は、1週間分の作業を紙やメモに書き出してみることです。そのうえで、次の質問を自分に投げかけてみてください。

• この作業は先月もやったか？
• この作業に、自分の判断はどのくらい必要か？
• この作業をやらなかったら、何が困るか？

判断がほとんど不要で、繰り返し発生している作業ほど、自動化の候補になります。

見つけた後は「全部を自動化」しなくていい

自動化できそうな作業が見つかっても、いきなりすべてを仕組み化する必要はありません。まずは一番負担の大きい作業を一つだけ選んで、そこから仕組み化してみることをおすすめします。

Maysでは、Google Driveやスプレッドシートなど、すでに使っているツールをそのまま活かしながら、繰り返し作業を減らす仕組みづくりをお手伝いしています。「これって自動化できるのかな？」という段階のご相談も歓迎です。まずは、今の作業内容を聞かせてください。ホームページの更新作業を自動化する仕組みについては、こちらの記事もご覧ください。

会社のホームページを作ったときは、「これから定期的にお知らせを更新しよう」と思っていたのに、気づけば数か月更新していない。そんなことはありませんか？

ホームページのお知らせ更新は、一つひとつはそれほど大変な作業ではありません。でも実際に更新しようとすると、原稿を用意して、WordPressにログインして、タイトルを入力して、本文をコピーして、画像を設定して、カテゴリを選んで、表示を確認して……。意外と細かな作業がたくさんあります。

本来の仕事が忙しくなると、どうしてもホームページの更新は後回しになりがちです。

Maysでは、そんな更新作業をもっと簡単にするために、「Google Driveに原稿を保存すると、WordPressのお知らせへ自動で登録される仕組み」をご用意しています。

「ホームページを更新できる人」が社内にいない

中小企業のホームページで、よくあるのがこんな状態です。

実は、ホームページが更新されない理由は、「発信する情報がないから」ではなく、「更新するまでの手間が多いから」というケースもあります。

だったら、ホームページを操作する人を増やすのではなく、「ホームページを操作する作業そのものを減らせないか。」Maysはそう考えます。

いつものGoogle Driveに原稿を入れるだけ

MaysのSTANDARDプランでは、ホームページ制作とあわせて、「Google DriveからWordPressへお知らせを自動登録する仕組み」を導入できます。使い方はシンプルです。

今までの更新作業と比べると？

これを、お知らせを掲載するたびに繰り返していた作業が、毎回繰り返していた作業の多くを仕組みに任せられるようになります。

「全部自動で公開」はしません

「自動投稿」と聞くと、「勝手にホームページへ公開されてしまわない？」と心配になるかもしれません。

Maysでは、担当者が内容を確認してから公開できる運用を基本にしています。

自動化するのは、「人が毎回やらなくてもいい作業。」最終確認など、人が判断した方がいいところは人が行う。何でも自動化するのではなく、「ラクにするところ」と「人が確認するところ」を分けて仕組みを作る。これもMaysが大切にしている考え方です。

Web担当者を増やさなくても、更新しやすくなる

この仕組みの目的は、最新技術を導入することではありません。「ホームページを更新するためだけに、特別な作業を覚えなくていい状態を作ること。」

普段からGoogle Driveを使っている会社なら、「このフォルダに原稿を入れてください」というシンプルな運用にできます。原稿を書く人が、WordPressの使い方まで詳しくなる必要はありません。

担当者が変わったときも、「WordPressの投稿画面を一から説明する」のではなく、決められた方法で原稿を作って、決められた場所へ保存する。業務の流れ自体をシンプルにできます。

こんな会社におすすめです

一つでも「うちもそうかも」と思うものがあれば、更新方法そのものを見直してみてもいいかもしれません。

お知らせ以外も自動化できる？

できます。ただし、会社によって更新したい情報や仕事の流れは違います。

たとえば、「新商品情報も同じ方法で登録したい」「採用情報も更新したい」「問い合わせ内容を自動で整理したい」「入力されたデータをGoogleスプレッドシートにも保存したい」「担当者への通知まで自動化したい」「ホームページだけでなく、毎月繰り返している作業も減らしたい」など。

こうしたご相談については、現在の業務を確認したうえで、「どこを仕組みに任せられるのか」から一緒に整理します。「こんなことまで自動化できるのかな？」という段階でも大丈夫です。

STANDARDプランなら、お知らせ自動投稿まで含まれています

Mays WEB & DIGITALの「STANDARDプラン 30万円〜」では、ホームページを作るだけでなく、「Google Drive → WordPressのお知らせ自動投稿」までを標準の仕組みとしてご用意しています。

私たちが作りたいのは、「納品したら完成」のホームページではありません。公開したあとも、会社の人が無理なく使い続けられるホームページです。

だからMaysでは、「どう作るか」だけでなく、「そのあと、どう使うか」まで考えてWebサイトを作ります。