民泊の宿泊者名簿管理が大変だった話。そこから仕組みを作るまで
Maysでは現在、複数の宿泊施設を運営しています。そしてどの宿でも欠かせない業務の一つが、宿泊者情報の確認と管理です。
実はこの「宿泊者名簿の管理」、最初からスムーズにできていたわけではありません。今回は、Mays自身が宿を運営する中で感じた大変さと、そこから生まれた仕組みについての話です。
宿泊施設には、宿泊者情報の管理という業務がある
宿泊施設を運営していると、法令に基づいてゲストの情報を確認し、記録として管理する業務が発生します。これは特別な業務ではなく、宿を営む上で当たり前に発生する仕事です。
ただ、「当たり前に発生する」ことと、「扱いやすい状態でできている」ことは、必ずしもイコールではありません。
最初は、Webフォームと手作業の管理から
Maysでも最初は、ゲストにWebフォームから必要事項を入力してもらい、届いた情報を一件ずつ確認・管理するところから始めました。
施設が1つ、2つのうちは、この方法でも大きな問題にはなりません。ですが、運営する施設が増えていくにつれて、少しずつ「もう少し扱いやすくならないか」と感じる場面が増えていきました。
施設が増えるほど、情報を扱いやすくする必要が出てくる
施設ごとに届く情報を確認し、必要な形で整理し、必要なときに取り出せるようにする。この一連の作業は、施設数が増えるほど手間が積み重なっていきます。
「フォームから入力してもらう」「内容を確認する」「必要なデータを取り出す」。この3つの工程を、施設が増えても無理なく回せる形にする必要がある。そう感じるようになったのが、仕組みづくりのきっかけでした。
Webフォーム・管理・CSV出力を、ひとつの流れに
そこでMaysでは、WordPress上で動作する「Mays Guest Registration for WordPress」という宿泊者情報の取得・管理の仕組みを自社で作り、実際の運営で使っています。
- ゲストがWebフォームから必要事項を入力する
- 管理側で内容を確認・管理する
- 必要なデータをCSVとして出力する
外国人ゲストの場合には、必要に応じてパスポート情報・画像を取得する機能も備えています。
これは「こういう商品を作ろう」というところから始まったものではありません。自分たちが宿を運営する中で、「この作業をもっと扱いやすくできないか」と感じたことが出発点になっています。
使いながら、改善を重ねる
仕組みは、作って終わりではありません。実際に運営で使ってみると、「ここはもう少しこうしたい」という点が見えてきます。Maysでは、その都度、実際の運営に合わせて仕組みを見直しながら使い続けています。
これは、机の上だけで設計したものではなく、現場で使いながら育ててきた仕組みだからこそできることだと感じています。
現場の「困った」から、仕組みをつくるということ
宿泊者名簿の管理は、地味で目立たない業務です。ですが、実際に運営する立場だからこそ見えてくる「もう少しこうだったら」という気づきがありました。
Maysは、「現場で生まれた課題を、使える仕組みに。」という考え方を大切にしています。それは、Webサイトやデジタルの仕組みをつくる仕事だけでなく、自分たちが宿を「営む」中でも同じです。
「つくる」と「営む」。その両方を知っているからこそ気づけることを、これからも一つずつ形にしていきたいと考えています。
Web上の仕組みづくりについては、WEB & DIGITALのページでもご紹介しています。
「毎月同じ作業」を繰り返していませんか？自動化できる仕事の見つけ方
「先月もこの作業やったな」「これ、毎回同じ手順を繰り返しているな」と感じる仕事はありませんか。
自動化やDXという言葉を聞くと、大掛かりなシステム導入をイメージする方も多いのですが、実際に効果が大きいのは、日々の小さな繰り返し作業を見直すことだったりします。
自動化できる作業の3つの特徴
すべての仕事が自動化に向いているわけではありません。まずは、次の特徴に当てはまる作業がないか探してみてください。
1. 手順がいつも同じ：判断が必要な部分が少なく、「Aが来たらBをする」という流れが決まっている作業。
2. 頻度が高い：毎日・毎週・毎月など、繰り返し発生する作業。
3. 単純な転記や登録が多い：あるところに書かれている情報を、別の場所に書き写しているだけの作業。
たとえば、「問い合わせフォームの内容をExcelに手入力している」「Google Driveに届いた原稿をWordPressにコピーしている」「毎月同じフォーマットの資料を作り直している」といった作業は、自動化を検討しやすい典型例です。
探し方：1週間の作業を書き出してみる
自動化できる作業を見つける一番簡単な方法は、1週間分の作業を紙やメモに書き出してみることです。そのうえで、次の質問を自分に投げかけてみてください。
- この作業は先月もやったか？
- この作業に、自分の判断はどのくらい必要か？
- この作業をやらなかったら、何が困るか？
判断がほとんど不要で、繰り返し発生している作業ほど、自動化の候補になります。
見つけた後は「全部を自動化」しなくていい
自動化できそうな作業が見つかっても、いきなりすべてを仕組み化する必要はありません。まずは一番負担の大きい作業を一つだけ選んで、そこから仕組み化してみることをおすすめします。
Maysでは、Google Driveやスプレッドシートなど、すでに使っているツールをそのまま活かしながら、繰り返し作業を減らす仕組みづくりをお手伝いしています。「これって自動化できるのかな？」という段階のご相談も歓迎です。まずは、今の作業内容を聞かせてください。ホームページの更新作業を自動化する仕組みについては、こちらの記事もご覧ください。