民泊の宿泊者名簿管理が大変だった話。そこから仕組みを作るまで
Maysでは現在、複数の宿泊施設を運営しています。そしてどの宿でも欠かせない業務の一つが、宿泊者情報の確認と管理です。
実はこの「宿泊者名簿の管理」、最初からスムーズにできていたわけではありません。今回は、Mays自身が宿を運営する中で感じた大変さと、そこから生まれた仕組みについての話です。
宿泊施設には、宿泊者情報の管理という業務がある
宿泊施設を運営していると、法令に基づいてゲストの情報を確認し、記録として管理する業務が発生します。これは特別な業務ではなく、宿を営む上で当たり前に発生する仕事です。
ただ、「当たり前に発生する」ことと、「扱いやすい状態でできている」ことは、必ずしもイコールではありません。
最初は、Webフォームと手作業の管理から
Maysでも最初は、ゲストにWebフォームから必要事項を入力してもらい、届いた情報を一件ずつ確認・管理するところから始めました。
施設が1つ、2つのうちは、この方法でも大きな問題にはなりません。ですが、運営する施設が増えていくにつれて、少しずつ「もう少し扱いやすくならないか」と感じる場面が増えていきました。
施設が増えるほど、情報を扱いやすくする必要が出てくる
施設ごとに届く情報を確認し、必要な形で整理し、必要なときに取り出せるようにする。この一連の作業は、施設数が増えるほど手間が積み重なっていきます。
「フォームから入力してもらう」「内容を確認する」「必要なデータを取り出す」。この3つの工程を、施設が増えても無理なく回せる形にする必要がある。そう感じるようになったのが、仕組みづくりのきっかけでした。
Webフォーム・管理・CSV出力を、ひとつの流れに
そこでMaysでは、WordPress上で動作する「Mays Guest Registration for WordPress」という宿泊者情報の取得・管理の仕組みを自社で作り、実際の運営で使っています。
- ゲストがWebフォームから必要事項を入力する
- 管理側で内容を確認・管理する
- 必要なデータをCSVとして出力する
外国人ゲストの場合には、必要に応じてパスポート情報・画像を取得する機能も備えています。
これは「こういう商品を作ろう」というところから始まったものではありません。自分たちが宿を運営する中で、「この作業をもっと扱いやすくできないか」と感じたことが出発点になっています。
使いながら、改善を重ねる
仕組みは、作って終わりではありません。実際に運営で使ってみると、「ここはもう少しこうしたい」という点が見えてきます。Maysでは、その都度、実際の運営に合わせて仕組みを見直しながら使い続けています。
これは、机の上だけで設計したものではなく、現場で使いながら育ててきた仕組みだからこそできることだと感じています。
現場の「困った」から、仕組みをつくるということ
宿泊者名簿の管理は、地味で目立たない業務です。ですが、実際に運営する立場だからこそ見えてくる「もう少しこうだったら」という気づきがありました。
Maysは、「現場で生まれた課題を、使える仕組みに。」という考え方を大切にしています。それは、Webサイトやデジタルの仕組みをつくる仕事だけでなく、自分たちが宿を「営む」中でも同じです。
「つくる」と「営む」。その両方を知っているからこそ気づけることを、これからも一つずつ形にしていきたいと考えています。
Web上の仕組みづくりについては、WEB & DIGITALのページでもご紹介しています。
WordPressの「ちょっと直したい」。制作会社にはどこまで頼める？
「文字を少し直したいだけなんですが」「画像を1枚差し替えたいだけなんですが」——そんな小さな修正のために制作会社へ連絡するのは、なんとなく気が引ける、という方は多いのではないでしょうか。
「こんな小さいことで依頼していいのかな」と迷っているうちに、結局そのままにしてしまっている修正はありませんか。
「小さな依頼」でよくあるもの
実際に問い合わせをいただく内容には、次のようなものがあります。
- ページの一部の文章や画像を変更したい
- スマートフォンだけ表示が崩れている
- 問い合わせフォームがうまく動いていない気がする
- ページをもう1枚追加したい
- WordPressにログインできない、操作方法が分からない
どれも「大がかりなリニューアル」ではなく、日常的に起こりうる小さな困りごとです。
なぜ「頼みにくい」と感じてしまうのか
理由の一つは、「見積もりを取って、契約して、打ち合わせをして」という大きなプロジェクトのイメージが先に立ってしまうことです。もう一つは、「これくらいの内容で連絡してもいいのか」という遠慮です。
しかし、小さな修正だからこそ、放置してしまうと少しずつ「気になるところ」が積み重なり、ホームページ全体への不満につながってしまうこともあります。
Maysのスポットサポートという選択肢
Maysでは、こうした小さな依頼のために「SPOT SUPPORT」という対応をご用意しています。料金は11,000円からで、内容を確認したうえで、作業範囲と料金をご案内する流れです。「11,000円で何でも対応する」という意味ではなく、まず状況を確認してからご案内する仕組みです。
対象となるのは、WordPressの修正、ページ修正、表示崩れ、フォームの不具合、更新方法が分からないといった、日常的な困りごとです。
「これくらいのこと」でも相談してみてください
制作会社への依頼は、大きなリニューアルのときだけではありません。むしろ、小さな違和感のうちに相談していただく方が、対応もスムーズです。「これくらいのことで連絡していいのかな」と思ったときこそ、一度聞いてみることをおすすめします。
「これくらいのこと」、聞いてみてください。
WordPressのお知らせ更新、面倒になっていませんか？ Google Driveから自動投稿する仕組み
会社のホームページを作ったときは、「これから定期的にお知らせを更新しよう」と思っていたのに、気づけば数か月更新していない。そんなことはありませんか？
ホームページのお知らせ更新は、一つひとつはそれほど大変な作業ではありません。でも実際に更新しようとすると、原稿を用意して、WordPressにログインして、タイトルを入力して、本文をコピーして、画像を設定して、カテゴリを選んで、表示を確認して……。意外と細かな作業がたくさんあります。
本来の仕事が忙しくなると、どうしてもホームページの更新は後回しになりがちです。
Maysでは、そんな更新作業をもっと簡単にするために、「Google Driveに原稿を保存すると、WordPressのお知らせへ自動で登録される仕組み」をご用意しています。
「ホームページを更新できる人」が社内にいない
中小企業のホームページで、よくあるのがこんな状態です。
実は、ホームページが更新されない理由は、「発信する情報がないから」ではなく、「更新するまでの手間が多いから」というケースもあります。
だったら、ホームページを操作する人を増やすのではなく、「ホームページを操作する作業そのものを減らせないか。」Maysはそう考えます。
いつものGoogle Driveに原稿を入れるだけ
MaysのSTANDARDプランでは、ホームページ制作とあわせて、「Google DriveからWordPressへお知らせを自動登録する仕組み」を導入できます。使い方はシンプルです。
いつもの方法で原稿を作る
決められたフォーマットに沿って、お知らせの原稿を作成します。難しいWebの知識は必要ありません。
Google Driveに保存する
完成した原稿を、指定されたGoogle Driveのフォルダに保存します。
WordPressへ自動登録
保存された原稿をもとに、WordPressのお知らせへ必要な内容を自動で登録します。
内容を確認して公開
WordPressに登録された内容を確認して、問題がなければ公開します。
今までの更新作業と比べると？
これまで（BEFORE）
自動投稿導入後（AFTER）
これを、お知らせを掲載するたびに繰り返していた作業が、毎回繰り返していた作業の多くを仕組みに任せられるようになります。
「全部自動で公開」はしません
「自動投稿」と聞くと、「勝手にホームページへ公開されてしまわない？」と心配になるかもしれません。
Maysでは、担当者が内容を確認してから公開できる運用を基本にしています。
自動化するのは、「人が毎回やらなくてもいい作業。」最終確認など、人が判断した方がいいところは人が行う。何でも自動化するのではなく、「ラクにするところ」と「人が確認するところ」を分けて仕組みを作る。これもMaysが大切にしている考え方です。
Web担当者を増やさなくても、更新しやすくなる
この仕組みの目的は、最新技術を導入することではありません。「ホームページを更新するためだけに、特別な作業を覚えなくていい状態を作ること。」
普段からGoogle Driveを使っている会社なら、「このフォルダに原稿を入れてください」というシンプルな運用にできます。原稿を書く人が、WordPressの使い方まで詳しくなる必要はありません。
担当者が変わったときも、「WordPressの投稿画面を一から説明する」のではなく、決められた方法で原稿を作って、決められた場所へ保存する。業務の流れ自体をシンプルにできます。
こんな会社におすすめです
一つでも「うちもそうかも」と思うものがあれば、更新方法そのものを見直してみてもいいかもしれません。
お知らせ以外も自動化できる？
できます。ただし、会社によって更新したい情報や仕事の流れは違います。
たとえば、「新商品情報も同じ方法で登録したい」「採用情報も更新したい」「問い合わせ内容を自動で整理したい」「入力されたデータをGoogleスプレッドシートにも保存したい」「担当者への通知まで自動化したい」「ホームページだけでなく、毎月繰り返している作業も減らしたい」など。
こうしたご相談については、現在の業務を確認したうえで、「どこを仕組みに任せられるのか」から一緒に整理します。「こんなことまで自動化できるのかな？」という段階でも大丈夫です。
STANDARDプランなら、お知らせ自動投稿まで含まれています
Mays WEB & DIGITALの「STANDARDプラン 30万円〜」では、ホームページを作るだけでなく、「Google Drive → WordPressのお知らせ自動投稿」までを標準の仕組みとしてご用意しています。
私たちが作りたいのは、「納品したら完成」のホームページではありません。公開したあとも、会社の人が無理なく使い続けられるホームページです。
だからMaysでは、「どう作るか」だけでなく、「そのあと、どう使うか」まで考えてWebサイトを作ります。
ホームページを、
作って終わりにしない。
更新が面倒。Webに詳しい人がいない。今のやり方をもう少しラクにしたい。
そんなお困りごとがあれば、まずは今の状況を教えてください。